公司的采购部门是负责公司的物料和办公用品、礼品等采购,采购相关的员工需要处理好和供应商自己的关系,还要整理好每一项需要采购的需求,这些繁杂的工作是使用RPA比较好的,应用RPA可以协助员工完成很多大量重复性的工作,从而解决我们工作效率的问题,那么今天RPA在采购部门的应用有哪些呢?带着我们的疑问一起去看看吧!
 
RPA机器人
 
 
  一、采购部门的痛点
 
  尽管很多企业设有独立的采购部门,但不少企业的采购管理还未完全实现线上化,普遍管理混乱、效率低下。通常,采购流程中包含采购计划、供应商的选择和考核、询价/比价/议价、评估、决定、请购/订购、协调与沟通、进货检收、整理付款等一系列环节。各环节中又涉及大量的数据处理、表单制作等重复任务,往往要耗费大量人力和时间。然而,在数字化浪潮之下,相较于企业其他部门,采购部的自动化进程略显落后,大多流程仍需员工通过手动操作Excel进行管理。实际上,采购环节中的不少劳动力密集型流程,完全可以通过RPA,由软件机器人代替员工执行大批量、可重复性的任务,从而实现流程的自动化。
 
  二、RPA机器人在采购部门的应用
 
  1.处理采购订单
 
  采购订单的处理对于很多采购人员来说都颇为头疼。采购团队必须处理采购申请并手动创建采购订单,可能会出现订单信息不一致,订单处理延迟,录入数据出错或遗漏等情况。RPA可代替人工创建采购订单,自动提取清单中所需的物料信息,录入数据并生成订单,而后通过电子邮件发送给相关负责人进行审核,并将订单反馈给采购部门。整个流程中,采购人员只需拟定采购计划,不仅可提升业务效率和准确率,也节省了人力和时间成本。
 
  2.自动处理发票
 
  采购订单的发票处理需要在财务系统中过账,而在过帐前,还要涉及至少10个步骤。这往往要消耗采购团队的大量时间,且易受人为错误影响。RPA通过搭载OCR技术,可自动识别、读取发票信息,减少发票处理过程中80%的人工操作。如果字段匹配,RPA可自动将发票过账到财务系统,并形成日志,不仅效率高,还省时省力。
 
  3.监控管理库存
 
  库存管理是每项业务的核心。采购团队必须定期监控库存状况,确保库存水平是否足够充足,以满足客户的需求。RPA可以帮助采购团队监控库存水平,提供实时库存报告,便于团队了解库存,评估当前需求并预测未来需求,及时补充订购产品。此外,RPA还可应用于采购流程中的合同管理、数据合规等业务,助力企业实现数字化采购。采购人员也能因此从重复繁琐的低价值工作中解脱出来,省下更多时间和精力,专注于与供应商建立良好的人际关系,为企业创造更大的价值。



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